Как се създава документ за доставка на стоки на клиент?
- Отидете в Инвентар > Инвентарни трансакции > Инвентарни трансакции за продажба > Доставки към клиенти и въведете следната информация:
Основен раздел
- Клиентски номер – изберете клиент
- Контакт- изберете контактно лице от въведените за избрания клиент /ако сте избрали в Под- форма Контакти на клиенти във форма Клиенти, контакт за доставки, името му ще се попълни автоматично/
- Статус – Чернова /Draft/ е първоначалният статус на документа за доставка
Раздел Общ
- Склад за доставка – изберете склада, от който ще се извършва доставката
- До склад за консиг.- в случай, че доставката е по договор за консигнация, изберете склад “Консигнация”
- Детайли- ако е необходимо, въведете кратък пояснителен текст
Раздел Референции
- Поръчка- изберете поръчката за продажба, чиято доставка обработвате
- Поръчка за покупка на клиент- номер на заявката от клиента ще се попълни автоматично, ако е въведен в поръчката за продажба
- Местоположение- можете да изберете от локациите на клиента адреса за доставка. В случай, че не е зададен в Местоположения на клиент, или е адрес, който няма да бъде използван при следващи доставки, можете да запишете точния адрес в Под- форма “ Адрес за доставка”.
Раздел Доставка
- Код на доставка- изберете подходящ, ако е приложимо
- Номер на товарен автомобил- изберете, в случай че сте имали предходни доставки с него. В случай че не е въведен, можете да го направите в Инвентар > Инвентарни трансакции > Инвентарни трансакции за продажба > Доставка > Превози, като въведете регистрационен номер на превозното средство, кратко описание на превозното средство, изберете компанията, която извършва доставката с това превозно средство, както и типа му.
- Номер на превозвач/шофьор- автоматично извежда компанията, чиито номер на товарен автомобил сте избрали в горното поле.
Под- форма Изпратени елементи
- Номер на артикул и Количество за доставка се попълват автоматично от поръчката за продажба, за която се изготвя документа за доставка
- Одобрение- маркирайте полето, в случай че договореното в поръчката за продажба количество съответства точно на това, което ще се доставя. В резултат, следващото поле- Количество, автоматично ще се попълни
- Количество- в случай че не сте маркирали предходното поле и има разлика в договореното и доставеното количество, въведете точното количество от артикула, което ще експедирате
- В случай, че се работи с регистър на стоки със серийни номера, в под- форма “ Серийни номера в трансакция”, следва да се въведат серийните номера на стоките, включени в доставката
Под- форма Опаковъчни листа в документ
- Номер на Опаковъчен лист- изберете един или повече опаковъчни листа, в случай че изпращате на клиента си опаковани вече артикули. Можете да осъществите търсене по номер на артикул за добавяне на опаковъчен лист.
Забележка: В този случай, когато доставката се основава на опаковани с опаковъчни листа артикули, след попълване на необходимата информация в горната част на формата, следва да изберете в тази под- форма опаковъчните листа, и след това в под- форма “ Изпратени елементи” да одобрите количествата за доставка от всеки артикул. За целта можете да използвате директна активация “ Одобряване на всички елементи”.
Под- форма Връзка на опаковъчни листа с документ
В случай, че предварително са опаковани артикулите, които следва да се експедират, с опаковъчен лист, в който е посочен клиента и поръчката му, в тази под- форма автоматично се зареждат опаковъчните листа за този клиент по избраната в раздел “ Референции” поръчка.
· В документа- маркирайте полето, за да включите в документа за доставка опакованите с всеки от опаковъчните листа артикули.
Забележка: Ако доставката се основава на опаковани с опаковъчни листа за конкретен клиент и по конкретна поръчка артикули, след попълване на необходимата информация в горната част на формата, в тази под- форма се маркира поле “ В документа” за отделните опаковъчни листа, след което в под- форма “ Изпратени елементи” следва да одобрите количествата за доставка от всеки артикул. За целта можете да използвате директна активация “ Одобряване на всички елементи”.
Под- форма Товарителница- допълнителни детайли
- АРК/ УКН номер- въведете номера на съответния документ
- № сертификат- въведете номера на сертификата за качество
- Въведете количество и плътност, след което системата автоматично ще попълни поле тегло
- Въведете алкохолния градус и системата автоматично ще попълни поле Литри абсолютен алкохол
Под- форма Атрибути на превоза- въведете необходимата допълнителна информация като номер на цистерна/влекач/ контейнер, номерата на пломбите и др.
- Име на атрибута- изберете подходящ. В случай че трябва да въведете нов, отидете в Инвентар > Инвентарни трансакции > Инвентарни трансакции за продажба > Доставка > Transport Attributes Types
- Стойност- въведете номера на атрибута, който сте избрали
Забележки:
- След като са попълнени всички необходими данни, за да финализирате документа, следва да промените статуса му на Финализиран /Final/.
- В случай че се налага да направите корекции в документ за доставка със статус Финализиран /Final/, но при условие, че няма издадени последващи документи, използвайте директна активация “Повторно отваряне на документ”. Това ще върне документа в статус Чернова /Draft/. След като приключите с корекциите, отново следва да промените статуса на Финализиран /Final/.
- Използвайте директна активация “ Отмяна на документ”, за да отмените документа. Ако са издадени последващи документи, следва да отмените/ сторнирате първо тях.
- Използвайте директна активация “ Печат на документ за доставка”, за да визуализирате документа, да го принтирате или да го изпратите на клиента. За чуждестранни клиенти, използвайте директна активация “ Печат на документ за доставка в език 2”. В случай че изпращате опаковани артикули и сте базирали документа за доставка на опаковъчни листа, изберете формат “ Товарителница”, за да визуализирате тази информация.
- За да създадете фактура от документа за доставка, използвайте директна активация “Подготвяне на фактура/кредитно известие”.
- В случай че се налага да се издаде кредитно известие на клиента за доставено по- малко количество стоки, използвайте директна активация “ Prepare Credit Memo”
- За да прегледате документите за доставка и свързаните с тях фактури по клиенти, изберете отчета от Инвентар > Инвентарни трансакции > Инвентарни трансакции за продажба > Фактури/известия за доставки/връщане
Как се свързва финализирана приходна фактура с финализиран документ за доставка на стоки на клиент?
- За гарантиране на коректно изпълнение на процедурите по остойностяване, е необходимо всеки документ за доставка към клиенти, подлежащ на фактуриране, да е свързан с приходната фактура, за която се отнася. За проверка на документи за доставка към клиенти или обаждания за обслужване, при които липсва такава връзка, използвайте отчет от меню Инвентар > Инвентарни трансакции > Инвентарни трансакции за продажба > Отчети за нетакс. доставки/обаждания или Финанси > Вземания > Отчети за вземания > Отчети за приключване на месеца > Отчети за нетакс. Доставки/обаждания
- В случай че приходна фактура е издадена преди документа за доставка към клиент, за да свържете двата документа, отидете във Финанси > Вземания > Приходни фактури > Фактури за няколо д-ки, услуги и кр. известие > Фактури, свързани с доставка/връщане. В поле„ Документ“ изберете номер на Доставка към клиента, в поле „ Номер на фактура“ изберете номера на съответната фактура.
Забележка:
· За правилното свързване на двата документа, е необходимо съответствие между редовете на фактурата и тези в документа за доставка към клиент. В тази връзка може да се наложи коригиране на един от двата документа.