Фактура за покупка

 За кратко създаване на фактура за покупка - тук

Как се създава документ за покупка?

•          Отидете в „ Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Фактури за многократно получаване на стоки > Фактури за многократно получаване на стоки “ и въведете следната информация:

o   Основен раздел

*  Номер на доставчик – Изберете доставчик

*  Дата – Дата на фактурата (ако е различна от текущата)

*  Номер на фактура – номер на документ от доставчика

*  Клон – клон/обект/компания на за която се отнася фактурата (когато се работи с клонове/обекти/дъщерни дружества)

o   Раздел Цена

*  Валута – валута на фактурата (ако е различна от валутата по подразбиране на доставчика)

o   Раздел Данни за плащане

*  Дата на плащане, както е посочена на фактурата

*  Дата на осчетоводяване – изберете, ако е различна от датата на фактурата

o   Раздел Референции

*  Документ- изберете документ за получаване на стоки, в случай че е създаден. В случай че получените с фактурата стоки са заприходени с повече от един документ за получаване на стоки, изберете съответните документи в под- форма “ ДПС за фактура”

*  Поръчка- номер на поръчката към доставчика

*  Детайли – кратък текст, поясняващ фактурата

o   Раздел Misc

*  Код на условие за плащане- изберете код 19 ( Плащане в брой), в случай, че фактурата е платима в брой

*  Допълн. клас. код – Избира се от падащо меню ATP. Използва се само в случаите, на покупка на самолетни билети от български доставчик, в противен случай се оставя празно.

o   Под-форма „Елементи на фактура“

*  В случай че фактурата се базира на поръчка, избрана в Раздел Референции, системата автоматично генерира редове за закупените артикули, както са въведени в поръчката.

В противен случай въведете следната информация:

*  Код на артикул – код на артикул съответстващ на ДДС ставката, която следва да се приложи:

Код	Описание
NOG	Стоката не подлежи на облагане с ДДС
NOS	Услугата не подлежи на облагане с ДДС
STG	Стоката подлежи на облагане с ДДС (за български фирми е 20%, за фирми от ЕС и други е 0%)
STS	Услугата подлежи на облагане с ДДС (за български фирми е 20%, за фирми от ЕС и други е 0%)
ATP	Покупка на самолетни билети от български доставчик(извършва се с протокол и 0 % ДДС)

Забележка:

Таблицата по-горе съдържа стандартни кодове за стоки или услуги. Ако в системата са създадени специфични кодове за конкретни продукти или услуги, следва да използвате подходящ код спрямо покупката, която регистрирате в системата.

*  Наименование на артикул – Описание на реда от фактурата, както е изписан във фактурата

*  Количество – количество (по-подразбиране въведете 1).

*  Единична цена  – сума на реда във фактурата

*  Цена с ДДС – сума на реда във фактурата с ДДС (изчислява се автоматично при въвеждане на Ед. цена)

*  Разходна сметка – Номер на сметка, която ще се дебитира при осчетоводяване на фактурата (попълва се автоматично ако е въведена за доставчика във форма „Финансови параметри на доставчик“)

o    Форма „Серийни номера в трансакцията“ - използва се, ако се поддържа регистър на стоки със серийни номера. В този случай за всяка закупена стока/артикул/от под-форма „Елементи на фактура“ тук се въвеждат серийните номера на закупените стоки.

§  Сериен номер - сериен номер на закупената стока. Ако серийният номер не е съществува в регистъра може да бъде добавен чрез форма “*  Инвентар > Артикули > Серийни номера > Каталог на артикули със серийни номера”.

o  Под-форма „Фактура- Допълнителни детайли“

*  Код на условие за плащане – за разходни фактури, платени в брой, изберете код 19

o   Под-форма „Прикачени файлове“

*  Файлова пътека – с натискане върху кламера с избира файла, който съдържа оригиналната фактура.

•          За да осчетоводите фактура натиснете върху директна активация  “Финализиране на фактура/известие”

•          За да видите счетоводната операция по фактурата преди да я финализирате, изберете директна активация “ Счетоводна операция, която ще бъде записана за ф-рата”.

•          За да видите счетоводните операции по финализирана вече фактура, изберете поле „Номер на фактура“ и натиснете върху директна активация  “Дневник на счетоводни операции”.

•          За да сторнирате осчетоводена фактура натиснете върху директна активация  “Сторниране на документ (Ориг. Дата)” ако искате да сторниращата операция да има същата дата като датата на осчетоводяване на фактурата или натиснете върху “Сторниране на документ  към  дата” и изберете дата ако искате осчетоводяване в друга дата.

•          За да изтриете фактура, която не е осчетоводена (Статус = “Draft”) натиснете върху директна активация  “Изтриване на  чакаща фактура/известие”.

•          За  да копирате осчетоводена фактура, натиснете върху директна активация  “Копиране на фактура”.

•          За да проверите валидността на ДДС номера на контрагента в европейската база данни за ДДС номера - ВИЕС, изберете директна активация “ Проверка на ДДС номер на контрагент”.

•          За създаване на протокол за ВОП натиснете върху директна активация “Create/Print VOP Protocol”, изберете дата и формат на протокола.

•          За изтриване на протокол за ВОП натиснете върху директна активация “Delete VOP Protocol”.

• За автоматично преномериране на протоколи ВОП за текущия ДДС период, активирайте процедурата от Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Преномериране на ВОП протоколи

• За разпечатване на протоколи ВОП за период, активирайте процедурата Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Печат на ВОП протоколи за период.  Процедурата използва запаметения формат на протокола, видим във форма „ Протоколи ВОП“. В случай на сгрешен формат /сгрешен член, по който е пуснат протокола/ следва да бъде изтрит съответния протокол и създаден коректно, след което отново да бъдат преномерирани протоколите за текущия ДДС период и да бъдат разпечатани.

·         В случай, че грешен протокол за ВОП е включен в предходен ДДС период, следва да сторнирате фактурата за този протокол за ВОП към дата в настоящия ДДС период, без да изтривате протокола за ВОП. В резултат в текущия ДДС период този протокол за ВОП ще влезе със знак “-”. След това следва отново да запишете коректно разходната фактура и да създадете протокол за ВОП с дата в текущия ДДС период, за да бъде включен в него. Ако прецените, че новия протокол за ВОП следва да има същия номер като предходния, свържете се с нас за извършване на корекцията.

Забележки:

•          В случай, че фактурата е с дата, предхождаща текущия ДДС период, по подразбиране ще се осчетоводи в месеца, в който е издадена фактурата от доставчика, освен ако не е избрана определена дата в поле “ Дата на осчетоводяване”. Избраният за текущ ДДС период се визуализира при финализиране на документа.

•          В случай, че разхода и ДДС-то трябва да се осчетоводят в месеца на ДДС периода, във фактурата трябва да се избере дата на трансакция /осчетоводяване/ в месеца на периода.

•          В случай, че трябва да се осчетоводи разхода в месеца, за който се отнася той, без значение кога е издадена фактурата, а ДДС-то да се осчетоводи в текущия ДДС период, тогава трябва да се избере дата на трансакция в месеца на периода, а в под- форма " Елементи на фактура” в поле " Разходна сметка” следва да се избере сметка за Разходи за бъдещи периоди, в поле From expense Date да се избере начална дата на месеца, в който следва да се осчетоводи разхода, в поле To expense Date да се избере крайна дата на същия месец, и в поле Target Acc-Prepaid Exp. да се посочи разходната сметка. След осчетоводяване на фактурата следва да се изпълни ръчно процедура „ Финанси > Поддръжка на финанси > Помощни програми > Прехвърляне на разходи за бъдещи периоди “ или може да се направят настройки за автоматично изпълнение на процедурата всеки ден.

•          След осчетоводяване на фактура, промяна на дата на плащане или Детайли може да бъде направена във форма „Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Ревизия на детайли за фактура“

•          При покупка на самолетен билет с код ATP вътрешния номер на документа ще използва различна номерация от тази за фактурите.

Как се създава документ за покупка на стоки по чл. 163 а от ЗДДС?

Документ за покупка на стоки по чл. 163а от ЗДДС се създава по начина описан по- горе във форма “ Фактури от доставчик” или " Фактури за многократно получаване на стоки "  със следните особености:

•          На доставчика на стоки по чл. 163 а от ЗДДС следва да се избере ДДС код P-BGX в случай че от него преимуществено ще се купуват стоки по чл. 163а

•          Във фактурата от този доставчик в под- форма " Елементи на фактура” следва да се избере Номер на част 1631 или 1632 / съответно 1631 за доставки на стоки по част І на приложение № 2 или 1632 за доставки на стоки по част ІI на приложение № 2/

•          След финализиране на фактурата, се създава Протокол от директна активация “Create/Print VOP Protocol”

Забележки :

В случай че от този доставчик ще се доставят и други стоки, при въвеждане на такива разходни фактури от него, в под- форма " Фактура- допълнителни детайли” в раздел “ Държава” сменете ДДС кода от P-BGX на P-BG. Обратното е аналогично- ако сме въвели доставчика с ДДС код P-BG, а еднократно или много рядко ще купуваме от него стоки по чл. 163 а, при въвеждането на такива фактури от същия доставчик, следва в под- форма " Фактура- допълнителни детайли” в раздел “ Държава” да се смени ДДС кода от P-BG на P-BGХ  и да се избере Номер на артикул 1631 или 1632.

Как се променя период ДДС или ДДС код за вече финализирана фактура?

·         Отидете в Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Ревизия на детайли за фактура, потърсете фактурата, която желаете да промените и в раздел Разни задайте нови стойности на полета ДДС период или ДДС код.

Как се извежда справка за елементите на всички фактури за определен ДДС период?

·         Отидете в Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Фактурата за покупка / допълнителни показатели, и в раздел Бюджетна позиция в поле VAT Period Desc. изберете за кой ДДС период да се визуализират данните.

 

Как се създават документи за покупки на стоки или услуги с аванси при наличие на информация за цялата сделка?

Създаване на поръчка

• ·         Отидете в Покупки > Поръчки за покупка > Поръчки за покупка и въведете следната информация:

oОсновен раздел

§* Номер на доставчик – Изберете доставчик

§Дата– Дата на поръчката (ако е различна от текущата). Датата следва да е преди или равна на датата на първото авансово плащане

* Статус- след въвеждане на всички данни следва да се смени на “Authorised”

o    Раздел Цена

§  * Валута – валута на покупката(ако е различна от валутата по подразбиране на доставчика)

oРаздел Данни за плащане

§% Присп.аван.плащ.- % на авансово плащане от общата сума на покупката

oПод- форма “ Елементи на поръчка”

§ЗАБЕЛЕЖКА: Тук се записва ред със стока или услуга по същият начин както е посочено по горе за под- форма " * Елементи на фактура ".

Създаване на фактури за покупката

• ·Отидете в Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Фактури за многократно получаване на стоки > Фактури за многократно получаване на стоки и въведете следната информация:

o Основен раздел

*  Номер на доставчик – Изберете доставчик

*  Дата – Дата на фактурата (ако е различна от текущата)

*  Номер на фактура – номер на документ от доставчика

*  Клон – клон/обект/компания на за която се отнася фактурата (когато се работи с клонове/обекти/дъщерни дружества)

o   Раздел Цена

*  Валута – валута на фактурата (ако е различна от валутата по подразбиране на доставчика)

o   Раздел Референции

* Поръчка- номер на поръчката към доставчика

*  Детайли – кратък текст поясняващ фактурата

o   Раздел Данни за плащане

*  Дата на плащане, както е посочена на фактурата

*  Дата на осчетоводяване – изберете, ако е различна от датата на фактурата

*  Авансово плащане- маркирайте, в случай че фактурата ще е за аванс. В този случай в под- форма “Елементи на фактура” ще се появи ред “ Аванс”.

o   Под-форма „Елементи на фактура“

§  ЗАБЕЛЕЖКА 1: В случай, че фактурата е за аванс, системата създава автоматично ред с код "Аванс", количество и сума.

§  ЗАБЕЛЕЖКА 2: В случай, че фактурата не е за аванс, системата автоматично генерира редове за закупената стока или услуга, както са въведени в поръчката. В този случай следва да се въведат количество и сума.  Ако за поръчката има и авансово плащане, системата създава ред с отрицателен знак съответстващ на аванса за покупката.

§  * Разходна сметка – Номер на сметка, която ще се дебитира при осчетоводяване на фактурата (попълва се автоматично ако е въведена за доставчика във форма „Финансови параметри на доставчик“).

oПод-форма „Прикачени файлове“

*  Файлова пътека – с натискане върху кламера с избира файла, който съдържа оригиналната фактура.

Как се създават документи за покупки на стоки или услуги с аванси без наличие на информация за цялата сделка?

Създаване на фактура за аванс

Фактурата за аванс се създава по начина описан във отговора на въпроса “Как се създава документ за покупка?”.

Създаване на фактура за окончателно плащане

Фактурата за окончателното плащане се създава по начина описан във отговора на въпроса “Как се създава документ за покупка?” с една особеност. В под форма „Елементи на фактура“ следва да се добави допълнителен ред:

*  Код на артикул - изберете STS

*  Наименование на артикул - номер и дата на фактурата за аванс

*  Количество - стойност -1(минус едно)

*  Ед. цена - сумата на аванса без ДДС

*  Разходна сметка - номер на същата сметка посочена в стъпка “Създаване на фактура за аванс”.

Как се създава фактура за покупка с бонифицирано количество?

•          Отидете в Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Фактури за многократно получаване на стоки > Фактури за многократно получаване на стоки и въведете следната информация:

Основен раздел

·         * Номер на доставчик

·         * Дата– изберете дата на фактурата от доставчика

·         * Номер на фактура- въведете номера на фактурата от доставчика

Под- форма ДПС за фактура

•          Документ- изберете съответния Документ за получаване на стоки

·         Натиснете директна активация „ Провери бонификация“. В случай че показателите, обект на лаборатория анализ, са в норма и няма бонифицирано количество, ще се визуализира съобщение за това. В случай че един или два показателя са извън допустимите стойности в лабораторния анализ, ще се визуализира съобщение с количеството, прието с Документа за получаване на стоки, и с бонифицираното количество. Ако желаете да отразите бонифицираното количество във фактурата, потвърдете с натискане на бутон „ОК“.

Под- форма Елементи на фактура

·         Код на артикул, Наименование на артикул и Инв. количество се попълват автоматично от избрания на предходната стъпка Документ за получаване на стоки съобразно налично ли е бонифицирано количество и дали сте избрали да бъде възприето.

Забележки:

·         След като са попълнени всички необходими данни, за да финализирате документа, следва да изберете от директните активации „ Финализиране на фактура“.

Как се свързва финализирана разходна фактура с финализиран документ за получаване на стока от доставчик?

•          За гарантиране на коректно изпъление на процедурите по остойностяване, е необходимо всеки документ получаване на стока, да е свързан с разходна фактура, за която се отнася. За проверка на документи получаване на стока , при които липсва такава връзка, използвайте отчет от меню: Финанси > Задължения > Отчети задължения > Отчети за покупки > Отчети за анализ на доставчици > Нетаксувани ДПС

•          В случай че разходната фактура е финализирана, преди да бъде обвързана с документ за получаване на стока, двата документа се свързат от : Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Връзка  между фактури /мемо и документи. В поле„ Документ“ изберете номер на Документ за получаване на стока , в поле „ Номер на фактура“ изберете номера на съответната фактура.

Забележка:

·         За правилното свързване на двата документа, е необходимо съответствие между редовете на фактурата и тези в документа за получаване на стока. В тази връзка може да се наложи коригиране на един от двата документа.