Равнение
Приорити поддържа функционалност за равнение на сметки и банкови извлечения. Чрез тази функционалност може да се контролира дали има пропуснати не осчетоводени документи, както и некоректно осчетоводени документи. Равнението може да бъде автоматично или ръчно. Преди изпълнение на процедурата по равнение всички документи и операции за периода на равнението следва да бъдат финализирани/осчетоводени.
Равнение на сметки
Функционалности за равнение по сметки дава възможност да проследят задължения/ покупки и плащания към тях. Равнението се извършва отделно за всеки сметкоплан – главна книга, доставчици или клиенти и след въведени и осчетоводени плащания по банкови сметки.
Стъпки за ръчно равнение на сметки:
1. Подготовка на данни за равнение – избор на тип сметкоплан, сметка/и, дъщ. дружество:
Financials > Nominal Ledger > Reconciliations > Account Reconciliations > Prepare for Reconciliation
2. Преглед и маркиране на счетоводните операции – операциите, които съответстват една на друга следва да се маркират с еднакво число в колона „Recoinciliation Num.“:
Financials > Nominal Ledger > Reconciliations > Account Reconciliations > Reconciliation Worksheet
3. Завършване на равнението чрез стартиране на директна активация „Finalize Reconciliation” или Financials > Nominal Ledger > Reconciliations > Account Reconciliations > Finalise Reconciliations
Равнение на банково извлечение
Функционалността за равнение на извлечение от банка дава възможност да се направи съответствие между въведените и осчетоводени документи и операции с направените плащания по банкова сметка. Всяко плащане от банката може да бъде асоциирано с код за осчетоводяване в Приорити. За плащанията по банкова сметка, за които не са въвеждани документи и има асоцииран код за осчетоводяване, системата може да създаде съответните операции.
Създаване на кодове на трансакция за автоматично осчетоводяване
Отидете в Financials > Nominal Ledger > Reconciliations > Bank Reconciliations > Record Statements > Bank Transaction Codes и въведете:
* Transaction Code - буквено цифрен код с размер 3 символа
* Bank Code - банка, за която се отнася кода
* Description - текст, който ще се появи при избор на код във формата за въвеждане на ред от извлечение
* Details - текст, с който ще се въведе плащането в дневника за счетоводни операции. Ако се остави празно, системата ще използва стойността на поле “Details” в под-форма “Itemized Statement” на формата “Record Bank Statement”
* Debit/Credit - D ако банковата смета ще се дебитира и C ако ще се кредитира
* Contra Account - номер на кореспондираща сметка
* Entry Code - код на операция
Автоматизирано зареждане на извлечение във формат XML от банка Уникредит-Булбанк и от Юробанк България АД, и във формат МТ940
При автоматизираното зареждане на извлечение, системата търси съвпадение на името или сметката на контрагента с регистъра на доставчици/клиенти/счетоводни сметки . Ако такова съвпадение бъде намерено, автоматично се създава код за осчетоводяване за съответния ред от извлечението. В кода за осчетоводяване е записан номера сметката на съответния доставчик/ клиент или счетоводна сметка. Операциите с карта на ПОС на компанията и заплати с код от банката “TFP- Вътрешно банков превод Payroll” не се импортират индивидуално за извлеченията от Уникредит Булбанк. Тези операции се сумират на ден и се импортират като един запис за даден ден за ПОС и един запис за заплати.
1. Изтегляне на xml файлове - от сайта на Булбанк Онлайн или на Юробанк България АД, меню Движения изберете период, сметка и маркирайте поле “Покажи с детайли” и натиснете бутона за показване на плащанията. Преди да натиснете бутона за експорт на данните във XML формат, проверете дали се визуализират всички операции или само първите 10/20. Ако операциите са прекалено много и не могат да се визуализират или свалят в един файл, можете да извлечете данните на части, в отделни файлове, като посочвате по-малки интервали в рамките на желания период.
2. Зареждане на файл или файлове за избрания период в Приорити:
a. Отидете в Financials > Nominal Ledger > Reconciliations > Bank Reconciliations >
Record Statements > Record Bank Statements и въведете информацията по долу. За избягване на грешки визуализирайте въведените до момента извлечения чрез клавиш F11 и символ *.
* Bank Account Code- изберете сметка, за която ще импортирате данни
* Statement No. - запишете номер на месец, за който ще импортирате данни или номер на извлечение, ако получавате месечни извлечения от банката
* Date - въведете крайната дата на периода, за който въвеждате данни напр. ако импортирате данни за август въведете 31/08/19
b. От менюто с директни активации в дясно стартирайте процедура “Load Items from Unicredit” или “ Load Items from Postbank ” и изберете файл за зареждане. Ако за периода, за който зареждате данни има няколко файла, заредете останалите файлове по същия начин. След зареждане на банковото извлечение, изберете директна активация „ Fix Balances in Bank Statement“.
c. Банковите извлечения във формат МТ940 се зареждат от Financials > Nominal Ledger > Reconciliations > Bank Reconciliations > Interface for Loading Statements > Load MT940 Bank Statement, като в поле „Load File“ с натискане върху кламера изберете съответния файл и потвърдите с бутон „ОК“.
3. Преглед на заредените данни може да се извърши по няколко различни начина, описани по-долу. Записите, за които не е открит код на осчетоводяване, получават код по подразбиране 00. Тези записи 00 следва да се прегледат и където е необходимо да се зададат банковите сметки на контрагентите или да се свържат със сметки от сметкоплана, за да им се асоциира код за трансакция.
a. Под-форма “ Itemized Statement ” на форма “ Record Bank Statements ”
b. Директна активация “Print Bank Statement” във форма “ Record Bank Statements ”
c. Форма “ Financials > Nominal Ledger > Reconciliations > Bank Reconciliations > Record Statements > Bank Statement Items ”
4. Създаване на счетоводни операции за записи от извлечение, за които има код на осчетоводяване
a. Стартирайте “ Financials > Nominal Ledger > Reconciliations > Bank Reconciliations > Record Bank Transactns in Ledger ” и въведете/изберете:
* Bank Account
* Transaction Code - ако желаете да запишете само трансакции за определен код
* From Transact`n Date
* To Transaction Date
* Post the Entries? - маркирайте полето, ако желаете записаните операции да се осчетоводят автоматично
b. Създадените счетоводни операции следва да се проверят във “ Financials > Nominal Ledger > Entry Journal > Journal Entry Log ”. Ако операциите не са осчетоводени, след проверката следва да се осчетоводят.
5. Действия с плащания от банката, за които няма асоцииран код за осчетоводяване. Записите, за които няма асоцииран код, следва да се създадат ръчно в дневника на счетоводни операции или ако плащането ще бъде периодично, може да се създаде нов код за този вид плащане.
a. Ръчното създаване на плащания може да се направи чрез:
* “ Financials > Accounts Payable > Payments > Bank Transfers > Payments by Bank Transfer” за изходящи плащания към трети лица
* “ Financials > Accounts Receivable > Receipts > Receipts” за получени плащания от трети лица
* “ Financials > Nominal Ledger > Entry Journal > Entry Journal” за такси, комисионни и др., както и горните два вида операции
* “Financials > Cash Management > Deposits > Deposit Slips” за вноска на каса по банкова сметка
b. Маркиране на ръчно създадените записи спрямо съответните записи в извлечението с цел постигане на равнение между главната книга и банковото извлечение. Отидете в “Financials > Nominal Ledger > Reconciliations > Bank Reconciliations > Reconciliation Worksheet” и маркирайте съответните операции. След маркиране на операциите натиснете бутон “Finalize Reconciliation”