Как се прави автоматична валутна преоценка ?
1. Определяне на сметка по подразбиране за валутни преоценки
Отворете Financials > Maintenance of Financials > Basic Data > Default Accounts > Default Accounts и въведете сметката в полето Exchange Rate Adjustments
2. Определяне на сметки, които подлежат на валутна преоценка
a. Отворете Financials > Nominal Ledger > Exchange Rate Adjustments > Exch. Rate Adjustment Definition
b. Извикайте всички сметки с F11 > * > Enter
c. За сметките, които подлежат на валутна преоценка поставете флаг в колоната Make Exch Adjustmens
d. В поле Adjustment Account може да посочите сметка срещу която ще бъде извършена валутната преоценка. В случай, че не посочите такава валутната преоценка ще бъде записана срещу сметката по подразбиране определена в т.1 от този документ. Ако се използват две сметки за преоценка - една за разход и втора за приход, в поле Adjustment Account се посочва разходната сметка.
e. В поле ExchAdj Acct – Credit посочете сметка за приход от преоценка ако използвате две сметки за преоценка.
*Точка 1 и 2 от документа се изпълняват еднократко или при нужда от промяна на сметки
3. Преоценка на сметки в местна валута - използва се когато системата е настроена да подържа салда в основна и вторична валута. Обикновено основната валута е националната валута на страната в която оперира компанията, а вторичната е друга валута. В този случай салдата на сметките в национална валута могат да бъдат преоценени във вторичната валута.
a. Стартирайте отчет - Financials > Nominal Ledger > Exchange Rate Adjustments > Adjustments to Pound Accounts. Отчетът ще покаже какви записи за преоценка ще бъдат въведени в системата.
i. Въведете за кой фискален период в полето For Period
ii. За коя фискална година в полето Fiscal Year
iii. За какъв валутен курс в полето Exch. Rate
iv. След като прегледате записите затворете доклада
b. Стартирайте Financials > Nominal Ledger > Exchange Rate Adjustments > Record Adjmts for Pound Accts
i. Изберете дали преоценката да е към текущата дата или за предишен период
ii. В полето Account поставете * , за да бъде направена преоценка на всички сметки или изберете сметка по желание
iii. Може да маркирате Post Entry? Или да го оставите не маркирано. В случай, че го маркирате записът ще се осчетоводи директно. В случай, че не го маркирате ще може да прегледате записа преди да го осчетоводите. * Първите няколко пъти е добре да оставите Post Entry ? не маркирано и да прегледате записите преди осчетоводяване
iv. След натискане на бутона OK програмата ще направи записи в системата.
c. Преглед на създадените записи. Стартирайте Financials > Nominal Ledger > Entry Journal > Entry Journal
i. В колона Transaction натиснете F11 > напишете EXC > Enter. По този начин ще изкарате всички записи за валутна преоценка.
ii. Прегледайте записите и нанесете, корекции при нужда
iii. Осчетоводете записите от директната активация Post Journal Entry
4. Преоценка на сметки в чужда валута - използва се за корекция на салдо на сметка в основната валута на компанията.
a. Стартирайте отчет - Financials > Nominal Ledger > Exchange Rate Adjustments > Adjustments to Foreign Accounts. Отчетът ще покаже какви записи за преоценка ще бъдат въведени в системата.
i. Въведете за кой фискален период в полето For Period
ii. За коя фискална година в полето Fiscal Year
iii. За коя валута в полето Curr
iv. За какъв валутен курс в полето Exch. Rate
v. След като прегледате записите затворете доклада
b. Стартирайте процедурата - Financials > Nominal Ledger > Exchange Rate Adjustments > Record Adjs for Foreign Curr Acc
i. Изберете дали преоценката да е към текущата дата или за предишен период
ii. В полето Account поставете * , за да бъде направена преоценка на всички сметки или изберете сметка по желание
iii. Може да маркирате Post Entry? Или да го оставите не маркирано. В случай, че го маркирате записът ще се осчетоводи директно. В случай, че не го маркирате ще може да прегледате записа преди да го осчетоводите. * Първите няколко пъти е добре да оставите Post Entry ? не маркирано и да прегледате записите преди осчетоводяване
iv. След натискане на бутона OK програмата ще направи записи в системата.
c. Преглед на създадените записи. Стартирайте Financials > Nominal Ledger > Entry Journal > Entry Journal
i. В колона Transaction натиснете F11 > напишете EXC > Enter. По този начин ще изкарате всички записи за валутна преоценка.
ii. Прегледайте записите и нанесете, корекции при нужда
iii. Осчетоводете записите от директната активация Post Journal Entry
5. Преоценка на сметки, които имат операции в различни валути.
a. Активиране на преоценка – спрямо типа на сметката (клиент, доставчик или др.) отидете в регистъра на сметки Financials > General Ledger > Chart of Accounts > Chart of Accounts или Chart of Accounts Receivable или Chart of Accounts Payable. Намерете и маркирайте поле „Multi Currency“
b. Стартирайте отчет - Financials > General Ledger > Exchange Rate Adjustments > Adjustments to Multi-Curr Accts. Отчетът ще покаже какви записи за преоценка ще бъдат въведени в системата.
i. Въведете за кой фискален период в полето Period
ii. За коя фискална година в полето Fiscal Year
iii. В полето Account поставете * , за да видите преоценка на всички сметки или изберете сметка по желание
iv. В каква валута да се покажат данните в отчета в поле Display Diffs in
v. След като прегледате записите затворете доклада
c. Стартирайте Financials > General Ledger > Exchange Rate Adjustments > Record Adjs for Multi-Curr Accts
i. Изберете дали преоценката да е към текущата дата или за предишен период
ii. В полето Account поставете * , за да бъде направена преоценка на всички сметки или изберете сметка по желание
iii. Може да маркирате Post Entry? Или да го оставите не маркирано. В случай, че го маркирате записът ще се осчетоводи директно. В случай, че не го маркирате ще може да прегледате записа преди да го осчетоводите. * Първите няколко пъти е добре да оставите Post Entry ? не маркирано и да прегледате записите преди осчетоводяване
iv. Може да маркирате поле „Summary Entry?“, ако желаете да се създаде една операция за двойка сметка и валута. В противен случай броя на сч. операции за преоценка ще е равен на операциите в различни валути за дадена сметка.
Как се прави ръчна валутна преоценка?
1. Отидете в Financials > Nominal Ledger > Entry Journal > Entry Journal и въведете следната информация:
o Main Tab
* Transact. Date – дата на счетоводната операция
* Transaction – тип на операцията, изберете EXL
* Debit Account – номер на сметка с код на компания преди цифрите
* Credit Account - номер на сметка с код на компания преди цифрите
* Sum – сума на операцията
o References
* Details – пояснение към операцията
* Reference – идентификатор на документ на който се базира операцията
o Attachments – sub-level form
* File Path – с натискане върху кламера с избира файла, който съдържа документа на който се основава операцията
Общи забележки:
· За да осчетоводите операцията натиснете върху директна активация “Post Journal Entry” (от менюто „Direct Activations“ в дясно)
· За да сторнирате осчетоводена операция натиснете върху директна активация “Reverse Entry (Original Date)” ако искате да сторниращата операция да има същата дата като датата на осчетоводяване на операцията или натиснете върху “Reverse Entry as of Date” и изберете дата ако искате да бъде осчетоводена в друга дата
· За да изтриете операция, която не е осчетоводена (Entry No. = T? ) натиснете върху директна активация “Delete Pending Entry”.
· За да копирате осчетоводена операция натиснете върху директна активация “Copy Journal Entry”.
· След осчетоводяване на операцията, можете да променяте пояснението, някои от датите и други информативни полета. Тези промени може да бъдат направени във форма Financials > Nominal Ledger > Entry Journal > Entry Revisions > Entry Revisions или Financials > Nominal Ledger > Entry Journal > Entry Revisions > Entry Item Revision за промени в редовете на операцията.
· Временни операции(Provisional entries) са операции, които не са осчетоводени, но се включени в отчетите за оборотна ведомост, счетоводен баланс и ОПР.
o Всяка не осчетоводена операция може да бъде конвертирана във временна чрез директна активация “Convert to Provisional Entry”.
o За да върнете обратно временна операция(Provisional Entry) в неосчетоводена натиснете върху временна операция “Make Provisional Entry Pending”
o За да изтриете временна операция (Provisional Entry) натиснете върху директна активация “Delete Provisional Entry”