Генератор на финансови отчети
Съдържание
Как да генерирате финасов отчет
Дефиниране на елементите на отчета
Дефиниране на лентата с колони
Създаване на отчет на макета
Преглед на отчета
Обща информация
Генераторът на финансови отчети Ви позволява да генерирате различни видове финансови отчети, след което можете да персонализирате данните, показани в отчета, като добавите суми и под-суми на различни нива на отчета; сравнявате финансови данни между дъщерни дружества, дружества и подразделения; сравнявате данни между различни периоди в рамките на финансовата година или през различните години; и така нататък. Сумите, появяващи се във всяка колона на отчета, се дефинират отделно - в лента с колони - от елементите в самия отчет. Това ви позволява да съчетавате и съпоставяте типа отчет и лентата с колони, когато стартирате отчета. Например: лента с колони, която сравнява годишната стойност с данните от миналата година, може да се използва както с баланса, така и с отчета за приходите и разходите, а лента с колони, която показва суми за всяка компания, заедно с общата сума, може да се използва за консолидирани отчети.
Финансовият отчет се състои от две части: елементи на отчета /items/ и лента на колоните /column bar/.
Елементите на отчета обикновено се създават веднъж за всеки тип отчет, като се изпълнява определена програма. Можете да персонализирате както елементите на отчета (техните заглавия и поредност), така и свързаните към тях сметки.
За разлика от тях, отделни ленти на колони могат да показват определен диапазон от данни- например да сравняват данни от 2 периода или между няколко компании и др.под. Всяка колона в дадена лента на колони може да бъде дефинирана, за да показва сумите за определен период, дъщерно дружество, компания и / или подразделение, да показва данни като процент или като функция на някоя от другите колони в същата лента с колони.
Как да генерирате финансов отчет
Дефиниране на елементите на отчета
Financials > Nominal Ledger > Financial Statements > Financial Statement Generator > Makeup of Financial Statements
o Main Tab
* Statement Titlе- задайте име на отчета.
* General Use- маркирайте, ако желаете отчета да е достъпен за всички в компанията ви.
* In Use- трябва да е маркирано, в противен случай отчета няма да е достъпен.
* Totals Above Sums?- маркирайте случай, че желаете сумите да се визуализират над елементите, от които се получени.
o Items in Statement sublevel form
* Ln - задавате пореден номер като указвате поредността на въведената на реда информация. Препоръчваме да задавате на отделните редове номера през 5 или 10, за да можете при необходимост да вмъквате допълнителни редове, без да нарушавате структурата на отчета.
* Title - описанието на реда, така както искате да излиза в отчета /например наименование на съответен раздел, група или статия за баланс /
* Cell - можете да посочите код, ако това е необходимо
* Informational Level - задавате ниво на информация. Стойността в тази колона определя какво ще се появи в реда:
- За заглавие на раздел (напр. ASSETS) посочете „1“. Този ред ще започне нова страница и ще бъде последван от празен ред.
- За подзаглавие (напр. ТЕКУЩИ АКТИВИ) обозначете „2“.
- За елемент от отчета (напр. Парични средства в брой) посочете „3“. Сметките трябва да бъдат прикачени към всички редове на това ниво на информация (използвайте Accounts in Statement sublevel form).
- За обща сума задайте едно ниво повече от редовете, които ще се сумират (например, ниво "4" за ОБЩИ ТЕКУЩИ АКТИВИ ще сумира всички данни от ниво 3; ниво "5" за ОБЩИ АКТИВИ ще сумира всички ОБЩИ ТЕКУЩИ АКТИВИ от ниво 4).
- За празен ред посочете „0“
* Detail?- За ред, състоящ се от отчетен елемент (ниво на информация 3), маркирайте колоната, ако в отчета трябва да се показва подробен списък на всички прикачени сметки и техните салда, или оставете колоната празна, за да получите само обща сума.
* 100 Percent- В отчет, който включва процентна колона, маркирайте колоната до реда, който се счита за 100% (напр. ОБЩО ДОХОД). Всички проценти ще бъдат изчислени спрямо тази обща сума. Обърнете внимание, че самата процентна колона трябва да е дефинирана в лентата на колоните / column bar/ (използвайте формата "Definition of Column Bars" и нейното под-ниво).
* Debit/Credit: Посочете „D“, ако данните в този ред (и следващите редове в отчета) обикновено са дебитни суми; следователно дебитните салда ще се показват в обикновен формат, а салдото по кредитите ще се показва в скоби. Посочете „С“ в реда, в който данните стават кредит (кредитни салда вече ще се показват в обикновен формат, а дебитните салда ще се показват в скоби). Забележка: Трябва да посочите само „D“ и / или „C“ само в отчета. Всички следващи редове ще се считат за дебити или кредити, докато в тази колона не се появи различна стойност.
o Accounts in Statement sublevel form - Използвайте тази форма, за да прикачите конкретни сметки или групи сметки към всеки елемент от отчета. Най-лесният начин за прикачване на сметки е чрез елементи от баланса или отчета за приходите и разходите. Можете също така да посочите: номер на сметка, група сметки или категория от оборотната ведомост.
* Debit Item: Поредният номер на реда в отчета, към който са прикачени тези сметки. Този ред трябва да е на ниво информация 3. Ще се вземат предвид само сметките с дебитно салдо (тези с кредитно салдо ще бъдат прикачени към реда, който се появява в следната колона с кредитна позиция, която обикновено е идентична с дебитната позиция).
* Credit Item: Поредният номер на реда в отчета, към който са прикачени тези сметки. Това се попълва автоматично с реда, който се появява в предходната колона на дебитния елемент, но може да бъде преразгледан. Този ред трябва да е на ниво информация 3. Ще се вземат предвид само сметките с кредитно салдо (тези с дебитно салдо ще бъдат прикачени към реда, който се появява в графата Дебитна позиция).
Дефиниране на лентата с колони
Financials > Nominal Ledger > Financial Statements > Financial Statement Generator > Definition of Column Bars
o Main Tab
* Column Bar Titlе- задайте име на лентата с колони. То трябва да бъде възможно най-информативно, тъй като ще се появи в менюто на колоните, когато бъде активиран отчета.
* General Use- маркирайте, ако желаете отчета да е достъпен за всички в компанията ви.
* Original Date- Ако искате да определите колони в тази лента с колони, използвайки подвижна дата, посочете първоначалната дата на лентата (например 01/01/20). Впоследствие, когато изготвяте финансов отчет на базата на тази лента на колоните, ще можете да посочите дата на отчета, която ще бъде сравнена с тази първоначална дата, и всички дати, определени в лентата с колони (в колоната в поднивото на колоната) ще бъдат преместени съответно напред или назад.
* In Use- трябва да е маркирано, в противен случай отчета няма да е достъпен.
o Columns in Bar sublevel form - Използвайте тази форма, за да определите всички колони в лентата. Могат да се използват различни видове колони: показващи салда по сметки в началото или в края на даден период; показващи общата стойност на транзакциите за даден период от време; показващи проценти; и изчислени колони
* Column number- задайте на всяка колона номер, за да определите относителното й положение в отчета. Препоръчваме да задавате номера през 5 или 10, за да можете при необходимост да вмъквате допълнителни колони, без да нарушавате структурата на отчета.
* Title- Посочете заглавие на колоната, което ще се визуализира в отчета. Ако колоните в тази лента с колони са дефинирани с помощта на подвижна дата, можете да актуализирате заглавието динамично всеки път, когато отчета се изпълнява, въз основа на действителната дата. За целта използвайте параметрите P1 и P2, за да представите съответно колоните от дата и до дата и след това посочете желания формат на датата (например MMM ГГГ). Накрая, прикрепете целия израз в скосени скоби. Например, ако датата, от която сумите се вземат предвид за тази колона в отчета, е 1 януари 2020 г., записът „Печалба за <P1.MMM ГГГГ>“ ще генерира заглавието на колоната „Печалба за януари 2020 г.“/
* Column type- Изберете между:
'1' period start = салда по сметки в началото на определен период от време (използва се например в графата Начален баланс); '2' period total = салда по сметките за даден период от време (например, от 01.01.2007 г. до 3/31/2007 г.); '3' period end = салда по сметката в края на даден период от време (например за графа Баланс към 31 март); '4' calculated = изчислена колона (например разликата между две колони или тяхната сума); '5' percentage = процентна колона, относителният дял на всеки раздел (например за отчетите за P&L); '6' period debit = общо всички дебити за даден период от време; '7' period credit = общо всички кредити за даден период от време.
* From Date /To Date- задава се начална и/или крайна дата за всички колони, с изключение на изчислените и процентните колони.
* Currency- изберете валута
* Hidden?- маркирайте, ако желаете колоната да е скрита
* Full Company Name- изберете компания, в случай че желаете да вземете данни от точно определена компания (например за консолидиран отчет)
* Expression- Задайте израз за изчислени колони. Можете да използвате основни аритметични символи, както и функциите: MAX, MIN, AVG и SUM. За извършване на прости аритметични действия между няколко колони, е необходимо пред поредния номер, който сте задали на съответната колона да поставите # / например, за да получите сбора на колони 5 и 10, трябва да запишете #5+#10/. Когато използвате функциите, поставете всички номера на колони в скоби, използвайки запетаи като разделители - например MAX (# 1, # 5, # 7).
Забележка:
- Ако е включена процентна колона, уверете се, че един от редовете в отчета е маркиран в колоната със 100 процента от Items in Statement sublevel form.
Създаване на макет на отчета / Excel Template/.
Макетите в ексел са различни за всеки език подържан в системата. Ако създадете макет на език “British English” то този макет ще се вижда само от потребители използващи този език. Ако желаете даден макет да се вижда на всички езици следва да го създаде за всеки език.
Financials > Nominal Ledger > Financial Statements > Financial Statement Generator > Run Financial Statement
* Маркирайте Send to SpreadSheet и от бутон Design изберетеDesign Excel Template
* В поле Template Name въведете име на отчета си и натиснете бутон New
* Изберете Type of report - името на отчета.
* Изберете Column bar - типа данни в лентата с колони, които ще използвате за отчета си.
* Изберете дали резултатите в отчета да се базират на Transaction date или на Reference date на счетоводните операции, дали да се показват сметки с нулеви баланси, както и дата, към която да се изготви отчета.
* След потвърждаване на избора Ви, автоматично се отваря xlt файл, като лист DATA SHEET съдържа данните от Приорити.
* На следващ лист можете да създадете Вашия отчет във вида, който желаете, чрез формули, разместване, скриване и др. като използвате данните от първия лист.
* В DATA SHEET не се правят никакви корекции и не се преименува. Корекции се правят само във втория лист.
Преглед на отчета
Financials > Nominal Ledger > Financial Statements > Financial Statement Generator > Run Financial Statement
* Маркирайте Send to SpreadSheet
* Изберете желания тип отчет и след това изберете желаната лента на колоните
* Попълнете входните параметри в следващия екран за въвеждане- изберете дали резултатите в отчета да се базират на Transaction date или на Reference date на счетоводните операции, дали да се показват сметки с нулеви баланси, както и дата, към която да се изготви отчета
* След потвърждение, Вашия отчет ще се визуализира
Забележка:
• Ако е необходимо, можете да правите промени в елементите на отчета / стъпка 1/ , в лентата на колоните /стъпка 2/ или в Excel Template /стъпка 3/.