Как се създава документ за получаване на стоки от доставчик?
* Отидете в Inventory > Inventory Transactions > Purchase Inventory Transactions > Goods Receiving Vouchers и въведете следната информация:
Основен раздел
· * Vendor Number – изберете доставчик. В случай на приемане на стоки от производство, изберете кода на съответното звено.
· * Contact- изберете контактно лице от въведените за избрания доставчик / ако сте избрали в Под- форма Контакти на доставчик във форма Доставчици, контакт за доставки, името му ще се попълни автоматично/
· * Status – Draft е първоначалният статус на документа за доставка
Раздел General
· * Receiving Warehouse - изберете склада, в който приемате стоките
· * Vendor Warehouse – ако желаете, изберете склада, от който са доставени стоките
Раздел References
· * Order No- в случай, че имате предхождаща поръчка за покупка, я изберете
· * Vendor Invoice - в случай, че нямате поръчка за покупка, но сте получили и отразили в системата фактура от доставчика, въведете номера й / № на фактура от доставчика/
· * Internal Invoice- аналогично на горното, но можете да изберете вътрешния номер на фактурата от доставчика
Раздел Shipment
· * Shipment Code - изберете подходящ
· * Shipper Number - изберете от въведените или създайте нов запис с двоен клик на F6 в полето.
Под- форма Received Items
· * Part Number и Quantity се попълват автоматично, в случай че Документа за получаване на стоки се базира на поръчка за покупка или фактура от доставчик, избрани в раздел References
· * Vendor Lot Number- можете да изберете партида, от която е избрания артикул, в случай че е приложимо
· * Approve - маркирайте полето, в случай че договореното в поръчката за покупка количество съответства точно на това, което е получено. В резултат, следващото поле- Количество, автоматично ще се попълни
· * Quantity- в случай че не сте маркирали предходното поле и има разлика в поръчаното и доставеното количество, въведете точното количество от артикула, което сте получили
· * Qty (Factory Units)- въведете количество в производствена единица, в случай че тя се различава от мерната единица на закупуване на артикула
· * В случай, че се работи с регистър на стоки със серийни номера, в под- форма Serial Numbers in Transaction , следва да се въведат серийните номера на стоките, включени в доставката
Под- форма Attachments
· * File Path- с натискане върху кламера избирате файл за прикачване
Под- форма Delivery Scheduling Details- въведете, ако е необходимо, допълнителна информация като дата на доставка, брой на каси/кутии, брой на палети, номер на контейнер
Забележки:
· * След като са попълнени всички необходими данни, за да финализирате документа, следва да промените статуса му на Final.
· * В случай че се налага да направите корекции в документ за получаване на стоки със статус Final, но при условие, че не е базиран на фактура от доставчик и няма издадени последващи документи, използвайте директна активация “Повторно отваряне на документ”. Това ще върне документа в статус Draft. След като приключите с корекциите, отново следва да промените статуса на Final.
· * Използвайте директна активация “ Cancel Document”, за да отмените документа. Ако са издадени последващи документи, следва да отмените/ сторнирате първо тях.
· * Използвайте директна активация “ Print GRV”, за да визуализирате документа, да го принтирате или да го изпратите.
· * За да създадете фактура от документа за получаване на стока, използвайте директна активация “Prepare Multi-GRV Invoices”. В резултат се отваря Фактура за многократно получаване на стоки с попълнени данни за доставчика, номера и датата на фактурата, както и получените артикули с количества и стойност. В случай че в GRV не сте посочили номера и датата на фактурата от доставчика, можете да го направите след активиране на “ Prepare Multi-GRV Invoices ” като маркирате “Add Vendor Invoice”, потвърдите и въведете номера на фактурата.
Как се свързва финализирана разходна фактура с финализиран документ за получаване на стока от доставчик?
* За гарантиране на коректно изпълнение на процедурите по остойностяване, е необходимо всеки документ получаване на стока, да е свързан с разходната фактура, за която се отнася. За проверка на документи получаване на стока , при които липсва такава връзка, използвайте отчет от меню: Financials > Accounts Payable > Accounts Payable Reports > Purchasing Analysis Reports > Vendor Analysis Reports > Unbilled GRVs
* В случай че разходната фактура е финализирана, преди да бъде обвързана с документ за получаване на стока, двата документа се свързат от : Financials > Accounts Payable > Vendor Invoices > Link Invoices/Memos to Documents. В поле„ Project“ изберете номер на Документ за получаване на стока , в поле „ Invoice Number“ изберете номера на съответната фактура.
Забележка:
· За правилното свързване на двата документа, е необходимо съответствие между редовете на фактурата и тези в документа за получаване на стока. В тази връзка може да се наложи коригиране на един от двата документа.