Sales invoice

Как се създава фактура за продажба?

•          В случай, че издавате фактура на лице в България и фактурата ще е на български език отидете в Financials > Accounts Receivable > Customer Invoices > Sales Invoices > Sales Invoices.

•          В случай, че издавате фактура, която е за няколко доставки на лице в България и фактурата ще е на български език, отидете в Financials > Accounts Receivable > Customer Invoices > Multi-Shipment Invoices > Multi-Shipment Invoices

•          В случай, че издавате фактура на чуждестранно лице и фактурата ще е на английски език, отидете в Financials > Accounts Receivable > Customer Invoices > Export Invoices > Export Invoices

 

Забележки:

1.       Описания начин на работа е за използване на системата на български език.

2.       Фактура издадена от форма Export Invoices не може да бъде разпечатана на български език.

 

•        Въведете следната информация:

o   Main Tab

*  Customer No.  – изберете клиент

*  Date – дата на фактурата в Приорити (ако е различна от текущата)

*  Orig. Invoice Date – оригинална дата на фактурата, в случай, че фактурите не се издават в Приорити

*  Sales Rep Inv. No. – номер на фактурата, издадена на клиента, в случай, че фактурите не се издават в Приорити

*  Branch – компания, на която е издадена фактурата (когато се работи с дъщерни дружества)

o   Price

*  Currency – валута на фактурата (ако е различна от валутата по подразбиране на клиента)

*  Details – кратък текст, поясняващ фактурата

o   References

*  Document- изберете, в случай че фактурата се базира на документ за доставка на клиента

*  Order- изберете, в случай че фактурата се базира на поръчка

*  Price List- изберете, в случай че желаете да ползвате определена ценова листа

*  Add’l Classification - в случай, че се въвежда “Протокол за премия” или “Дебитно известие”

o   Misc

*  Triangular -  индикатор дали фактурата е свързана с тристранна операция. Използва се за отчитане на ВИЕС.

o   Invoice Items sub-level form - попълва се автоматично, ако е избран предходен документ- поръчка за продажба на клиент или документ за доставка на клиент. В противен случай въведете:

*  Part Number – изберете код на артикул от предварително дефинираните за компанията или от наличните в системата, съответстващ на ДДС ставката, която следва да се приложи:

Код	Описание
NOG	Стоката не подлежи на облагане с ДДС
NOS	Услугата не подлежи на облагане с ДДС
STG	Стоката подлежи на облагане с ДДС (за български фирми е 20%, за фирми от ЕС и други е 0%)
STS	Услугата подлежи на облагане с ДДС (за български фирми е 20%, за фирми от ЕС и други е 0%)
MTS	Услугата подлежи за облагане с ДДС 9% за български фирми и 0% за чуждестранни)

Забележки:

В случай, че създавате фактура за доставка по чл.163 а от ЗДДС, следва да използвате специално създадените за целта кодове 1631 и 1632 съответно за доставка на стоки по част I на Приложение № 2 или за доставка на стоки по част II на Приложение № 2 от ЗДДС.  Като основание за неначисляване на ДДС, в под- форма Invoice/Memo - Remarks следва да посочите „обратно начисляване по чл. 163а, ал. 2 ЗДДС“.

*  Part Description – Описание на реда от фактурата, както е изписан във фактурата. В случай, че описанието е по-дълго от 48 символа използвайте подформата - Invoice Item – Remaks, където да го нанесете. За да се покаже описание на стоката/услугата, което е по-дълго от 48 символа, използвате формата за печат - W/ Extended Part Description incl. Vat

*  Quantity – количество (по-подразбиране въведете 1)

*  Unit Price – единична цена, посочена във фактурата, или сума на реда във фактурата

*  Price incl. VAT – сума на реда във фактурата с ДДС (изчислява се автоматично при въвеждане на Unit Price)

*  Income Account – Номер на приходна сметка (попълва се автоматично със сметка по подразбиране за компания в системата или ако е въведена за клиента във форма Financial Parameters for Customers)

*  % Item Discount - в това поле въведете процент отстъпка, в случай че е приложимо

o   Documents for Invoice – sub-level form- използвайте, ако фактурата се базира на повече от един документ за доставка на клиент

o   Invoice – Add’l Details – sub-level form

*  Ако създавате фактура, за която ще имате Митническа Декларация, следва да се избере VAT Code 000 ( Tax- exempt), за да не бъде включена в дневник продажби.

*  Payment Date – Дата на плащане, както е посочена на фактурата

*  Transaction Date – Дата на осчетоводяване на фактурата

*  Code – Orig. Inv. – Изберете INV или типа на фактура, към която е дебитното известие от падащото меню

*  Original Invoice – Изберете номера на фактурата, за която е дебитното известие

o   Link Receipts to Invoice – sub-level form

*  В случай, че постъпление по проформа фактура е предхождало настоящата фактурата, следва да го свържете с нея като маркирате поле Връзка. В този случай под- форма „Елементи на фактура“ ще се попълни автоматично на база свързаната с постъплението проформа фактура.

o   Attachments – sub-level form

*  File Path – с натискане върху кламера с избира файла, който съдържа оригиналната фактура.

*         За да видите счетоводната операция по фактурата преди да я финализирате, изберете директна активация “ Journal Entry to be Rec. For Inv”.

*         За да осчетоводите фактура, натиснете върху директна активация  “Finalize Invoice/Memo” (от менюто “Direct Activations“ в дясно)

*         За да видите счетоводните операции по фактурата, изберете поле Invoice No. и натиснете върху директна активация  “Journal Entry”.

*         За да сторнирате осчетоводена фактура, натиснете върху директна активация  “Cancel Document (Original Date)”, ако искате да сторниращата операция да има същата дата като датата на осчетоводяване на фактурата или натиснете върху “Cancel Document for Date” и изберете дата, ако искате да бъде осчетоводена в друга дата

*         За да изтриете фактура, която не е осчетоводена (Status = “Draft”), натиснете върху директна активация  “Delete Pending Invoice/Memo”.

*         За  да копирате осчетоводена фактура, натиснете върху директна активация  “Copy Invoice”.

*         За да  разпечатате фактура към клиент от страната, натиснете върху директна активация “Print Invoice BG” като е необходимо да използвате системата на български език.

*         За да  разпечатате експортна фактура към чуждестранен клиент, във форма Export Invoice изберете директна активация “Print Export Invoice BG” като в случая не е от значение на какъв език ползвате системата.

*         За да асоциирате номер на нова фактура, която коригира сгрешена и сторнирана фактура, натиснете върху директна активация “Assign Invoice Number”. Нов номер може да се асоциира само докато новата фактура е в статус Draft(Чернова).

 

Забележки:

*          След осчетоводяване на фактура, промяна на дата на плащане(Payment Date) или Пояснение(Details) може да бъде направена във форма Financials > Accounts Receivable > Customer Invoices > Invoice Revisions

Как се създава приходна фактура от предходен месец, която да влезе в дневник продажби за текущ ДДС период / или предходен ДДС период/ и прихода да се осчетоводи в избран предходен период?

В случай че трябва да се създаде приходна фактура с дата от предходен месец, която да влезе в дневник продажби за текущия ДДС период /или предходен/ като ДДС-то се осчетоводява в текущия /или предходен/ ДДС период, а прихода да се осчетоводи в друг избран предходен период, фактурата се се създава по начина описан по- горе във форма Sales Invoice или Multi-Shipment Invoices със следните особености:

*         Тъй като при приходните фактури ДДС периода се определя от датата на фактурата, в горната част на формата следва да се посочи дата на фактурата в ДДС периода, в който искаме да влезе

*         За да влезе фактурата в дневник продажби с истинската си дата, тази дата следва да се посочи в под- форма Invoice- Add`I Details в поле Intrastat date

*         За да се осчетоводи прихода в месеца, за който се отнася, на реда с артикула в под-форма Invoice Items, в поле Income Account No следва да се избере сметка за Приходи за бъдещи периоди, в поле From Income Date да се избере начална дата на месеца, в който следва да се осчетоводи прихода, в поле To Income Date да се избере крайна дата на същия месец, и в поле Target-DeferredInc. да се посочи целевата приходна сметка. След осчетоводяване на фактурата следва да се изпълни ръчно процедура „Maintenance of Financials > Auxiliary Programs > Transfer Prepaid Expenses“