Създаване на доставчик
· Отидете в Покупки > Доставчици > Доставчици и въведете: името на доставчика в поле “ Име на доставчик“, държава, адрес, ЕИК и ДДС номер. Коригирайте валутата, в която оперирате с доставчика, в случай че е различна от автоматично попълнената. Можете да смените номера на доставчика, като в поле "Номер на доставчик" изпишете 401, последвано от ДДС номера му, или да оставите автоматично попълнения номер. За доставчици от България, които не са регистрирани по ДДС, от бутон " Финансови параметри на доставчици", в поле "Описание на ДДС" изберете код "P-BGnVAT".
- В под- форма „ Контакти на доставчик“ въведете контакти на доставчика с имейл адрес за изпращане на документи. В под- форма „ Артикули по доставчик“ можете да изберете артикули, които обичайно закупувате от него, като изберете и мерна единица на доставчика, в случай че е различна от използваната за артикула в компанията Ви.
- За повече информация относно създаване на доставчик – Доставчик (itiniti.bg)
Създаване
на прогноза за покупки / поръчка за покупка
· Отидете в Покупки > Поръчки за покупка > Поръчки за покупка и изберете/въведете: номер на доставчика, контакт.
- В под-форма „ Елементи на поръчка“ въведете съдържанието на поръчката като изберете артикул, количество, дата на плащане в поле "Due Date", единична цена, бюджетен елемент, приходно- разходен център. .
o За артикули, свързани с полети, като Pax Tax, Catering, наземно обслужване, летищни такси, гориво- датата на полета се избира в поле " Due Date", дата на плащане в поле "Крайна дата", а в приходно- разходен център се избира съответния полет, за който се отнасят. След избор на съответния полет в поле „Profit Cost Centre“, в под-форма „ Flights Linked to Order Item” ще се визуализира полета, а в под- форма „ Order Items- remarks“ ще се попълни детайлна информация за полета. Датата за плащане отбелязана на първия от редовете на поръчката се пренася и в поле "Крайна дата" в горната част на формата, но при изтриване на редове от поръчката, датата за плащане в горната част на формата се изтрива и не се обновява.
o За артикули, чиито разход следва да се разпредели между няколко приходно-разходни центъра /например поравно на всички самолети/ следва в под- форма "Разпределяне между приходно- разходни центрове" да се изберат/изброят съответните приходно разходни центрове /ПРЦ/ от конкретна група /ПРЦ 1- полети; ПРЦ2- маршрути; ПРЦ3- самолети/, в поле " Бюджетна позиция" следва да се избере съответния бюджетен елемент за всеки ред, и в поле "Тегло" да се въведе за всеки от тях 1, ако разхода се разпределя равномерно. За артикул, чиито разход се отнася за един самолет, но следва да се разпредели между няколко полета, на реда с артикула следва да се избере бюджетния елемент за конкретния самолет, а в под- форма "Разпределяне между приходно- разходни центрове" да се изберат съответните полети в поле "Profit/ Cost Center"и в поле "Тегло" да се въведе за всеки от тях 1, ако разхода се разпределя равномерно.
o В случай че изготвяте прогноза за разходи, за които все още не знаете към кой доставчик ще се отнесат, изберете доставчик "FORECAST no vendor" и валутата на прогнозата в поле „Currency“. По време на месеца, когато разберете кой ще е доставчика, копирайте PO / от бутон „Actions“ избирате „ Copy Purchase Order“/ като смените доставчика с реалния. Ако първоначалната прогноза / PO с доставчик "FORECAST no vendor"/ се е отнасяла за различни доставчици, неизвестни към момента на изготвянето й, копирайте първоначалната прогноза за всеки отделен доставчик, като коригирате, което се налага- артикул, количество, единична цена, дата на плащане /поле “ due date”/ и др. След като е отнесена информацията от прогнозата без ясен доставчик съм съответните прогнози с доставчик/ци, първоначалната прогноза без доставчик следва да се канселира, като се смени статуса й на „Cancel“.
o Ако не знаете за колко фактури ще е съответната прогноза, създавате PO с конкретния доставчик и след като получите информация за конкретните фактури, обновявате PO като на отделен ред въвеждате информация за всяка фактура.
o Ако в съответната прогноза следва да отразите плащане по фактура, което е намалено с кредитно известие от доставчика, в PO следва да имате ред за фактурата и още един ред за кредитното известие с количество -1. Прикачете фактурата и кредитното известие в РО.
o Сменете статуса на поръчката на „ Sent”, когато сте готови, за да я изпратите като прогноза.
o След като получите фактура или проформа фактура, прикачете файла с документа в под-форма "Прикачени файлове", сменете статуса на PO на „Payment Req.“, за да изпратите реално запитване за плащане и натиснете бутон " Отваряне на проформа/ фактура". При разминаване в стойности или количества между PO и проформа/фактура, следва да коригирате в РО преди натискането на бутон " Отваряне на проформа/ фактура".
o Ако документа, получен от доставчика е проформа фактура, след натискане на бутон "Отваряне на проформа/ фактура", изберете опция " Проформа", въведете дата и номер на проформа фактурата. При натискане на бутон "ОК" в системното съобщение, което Ви информира за създадения документ, проформата се отваря за преглед. Прикаченият в поръчката файл е прехвърлен автоматично. Документът остава в статус "Draft".
o Ако документа, получен от доставчика е фактура, след натискане на бутон "Отваряне на проформа/ фактура", изберете опция " Фактура", въведете дата и номер на фактурата. При натискане на бутон "ОК" в системното съобщение, което Ви информира за създадения документ, фактурата се отваря за преглед. Прикаченият в поръчката файл е прехвърлен автоматично. Документът остава в статус "Draft".
o В случай на плащане по фактура с приспадната сума по кредитно известие от доставчика, в РО следва да имате ред за фактурата и още един ред за кредитното известие с количество -1. При натискане на бутон "Отваряне на проформа/ фактура", изберете опция " Фактура", въведете дата и номер на фактурата. След отваряне на новосъздадената фактурата, в под-форма " Елементи на фактура" изтрийте реда с количество -1. Документът оставете в статус "Draft". Следва отново в РО да натиснете бутон " Отваряне на проформа/ фактура" с избор на опция Кредитно известие, за да отразите и него. Въведете дата и номер на кредитното известие. След отваряне на новия документ, следва да изтриете реда с количество 1, а на останалия ред с количество -1 /в поле "Брой получени" въведете 1 в поле "Инв. количество". Документът оставете в статус "Draft".
Създаване на прогноза за покупки на гориво/ поръчка за покупка на гориво
- След получаване на бюлетина изберете Покупки > Ценови листи на доставчици > Prep. Vendor Price List for Fuel, изберете доставчика, летището, периода на валидност на ценовата листа- периода на полетите, за които подготвяте РО, стойността на 1000 кг гориво и валутата.
- След запис на цени по доставчици за съответните летища за периода, изберете Покупки > Поръчки за покупка > Отваряне на поръчки за покупка на гориво и изберете доставчика, периода /периода на полетите- същия като периода на валидност на цените/, като може да изберете дата на плащане. Ако сте въвели ценова листа за един доставчик и едно летище, това е достатъчно. В случай че сте въвели ценова листа на двама доставчика за едно летище, маркирайте поле "Select airports". на следваща стъпка можете да изберете и конкретни полети, в случай че желаете да изключите полети от конкретно летище за съответния доставчик. Прегледайте създадената поръчка за покупка и сложете датата на плащане в поле "Крайна дата".
в
- За гориво, летищни такси и наземно обслужване, след одобрение на поръчката, можете да я изпратите на избрания контакт на доставчика от бутон „ Печат на поръчка за покупка език 2“ / „ Печат на поръчка за покупка“ за доставчици от България/ с избор на формат „No prices“, избрана опция ”Email” и маркирано поле “pdf”. След потвърждаване с бутон „ Apply“, избирате номера на доставчика и контакта в поле „ До имейл адрес“. В под-форма „Изпращане на копия до“ изберете група в поле „Групов код“ със служители в компанията Ви, които следва да получат съответния мейл.
o
В
под- формите за съобщение, може да се зададе предефиниран формат и съобщение в Office
Management > Поща > Set Text for Mailed Documents
- За повече информация – Поръчка за покупка (itiniti.bg)
Създаване на проформа фактура или фактура
- Ако следва да отразите проформа фактура от доставчик, включваща няколко РО или отделни редове от няколко РО, във форма "Проформа фактури на доставчик" изберете/ въведете: номера на доставчика, дата и номер на проформа фактурата. В под-форма "Избор на елементи на поръчка" се визуализират незатворени редове по поръчки за закупуване на този доставчик. Изберете редовете от поръчки, които желаете да включите в проформа фактурата, като маркирате поле "Избор на елемент". Избраните редове се прехвърлят автоматично в под-форма "Елементи на фактура". При пропуснат ред, можете да го добавите по описания начин.
- В случай че е платено по проформа фактура, включваща няколко РО или е платено по няколко проформи фактури /с по 1 РО/, но получавате една фактура, следва да потърсите проформа/и фактура/и по номера на проформата в Покупки > Поръчки за покупка > Заявки за плащане > Проформа фактури на доставчик или Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Проформа фактури на доставчик > Проформа фактури на доставчик. След преглед кои РО или редове от кои РО са включени в проформа/и фактура/ите, във "Фактури за многократно получаване на стоки" изберете/ въведете: номера на доставчика, дата и номер на проформа фактурата или фактурата. В под-форма " Избор на елементи на поръчка" се визуализират незатворени редове по поръчки за закупуване на този доставчик. Изберете редовете от поръчки, които желаете да включите в проформа фактура или фактурата, като маркирате поле "Избор на елемент". Избраните редове се прехвърлят автоматично в под-форма "Елементи на фактура". При пропуснат ред, можете да го добавите по описания начин.
Създаване
на авансова фактура/ окончателна
фактура
- Във Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Фактури за многократно получаване на стоки > Фактури за многократно получаване на стоки изберете/ въведете: номера на доставчика, дата и номер на фактурата, поръчката за закупуване в поле „Поръчка“. Ако фактурата е за аванс, маркирайте поле „Авансово плащане“. В резултат ще се зареди автоматично ред за аванса в под- форма „ Елементи на фактура“. В случай на окончателна фактура, след авансовата, изберете поръчката без да маркирате други полета. В резултат ще се заредят редовете от поръчката и ще бъде добавен ред за изваждане на аванса.
- Финализирайте
с бутон „ Финализиране на фактура/ известие“.
- За повече информация- Фактура за покупка ( itiniti.bg)
Създаване на фактура с разпределяне на разхода по отсечки
- Във Финанси > Задължения > Фактури от доставчици > Фактури за многократно получаване на стоки > Фактури за многократно получаване на стоки изберете/ въведете: номера на доставчика, дата и номер на фактурата. В под-форма " Елементи на фактура" изберете артикул за наземно обслужване/ летищни такси за конкретното летище и тип самолет, въведете количество 1 и стойност, изберете бюджетен елемент. Натиснете бутон "Разпределяне между прих./ разх. център" и изберете период на полетите, между които се разпределя разхода. Отсечките и теглото, с което участват в разпределянето на разхода, са видими в под- форма "Разделяне между приходно-разходни центрове".
Заприхождаване на налято гориво
- В Инвентар > Инвентарни трансакции > Инвентарни трансакции за покупка > Документ за получаване на стока (ДПС) изберете/въведете: номер на доставчика, дата, номер на документа от доставчика. В поле „ Поръчка“ изберете съответната поръчка за закупуване и в поле „ Към дата на падежа“ изберете датата на зареждането, за да се заредят само тези редове от поръчката за закупуване. В под-форма „ Получени артикули“ ще се заредят редовете от поръчката за закупуване. Следва да одобрите количеството им, маркирайки поле „Одобрение“ или при разлика да въведете точното количество в поле „Количество“.
- Финализирайте
документа, сменяйки статуса му на „ Финален“.
- В случай че се налага корекция по финализиран документ за получаване на стока, който все още не е свързан с фактура, можете да направите корекции, след избиране на "Повторно отваряне" от бутон " Действия".