Как се създава заявка за командировка?
Отворете формата от Human Resources > Travel > Travel Requests и въведете следната информация:
o Main Tab
- Country- държава;
- City/Region- град, в които ще е командировката
- Departure- Return Date- начална и крайна дата.
o Reference Tab:
- Currency- можете да смените валутата, ако е необходимо;
o Request Items sub- level form:
- Family- категория разход;
- Part Number- конкретния вид разход от тази категория.
* При избор на разходи за дневни и настаняване броя и
стойността се изчисляват автоматично спрямо въведения период на командировката
и избраната дестинация. За друг вид разход можете да въведете сума и при
необходимост- допълнителна информация в поле " Details".
o Reason for Travel sub- level form- причината за командировката.
o Attachments sub- level form- прикачете файлове, когато е необходимо.
Забележки:
След попълване на необходимата информация, следва да изпратите Заявката си за одобрение чрез промяна на статуса й от "Draft" на "1st Approval" или " 2nd Approval".
След одобрение на заявката, можете да разпечатате Заповед за
командировка от бутон "Action" и процедура " Print Travel
Request".
За да заявите аванс за разходите по тази заявка, от бутон " Action" изберете " Request Cash Advance". Автоматично ще бъде създаден PO с попълнена въведената в заявката обща сума. Следва да смените статуса на документа, за да бъде одобрен.
Как се създава отчет за разходите?
След приключване на командировката следва да попълните отчет
за изразходваните средства.
Можете да създадете отчет за разходите от:
o Human Resources > Travel > Travel Requests - Когато отчетът касае заявка за командировка, от конкретната Заявката за командировка с избор от бутон " Action" на процедура "Open Expense Report". По този начин ще получите автоматично попълнен с данните от заявката отчет.
- Report Items sub- level form- можете да ревизирате конкретни разходи.
- Attachments sub- level form- за всеки отделен разход, за който е маркирано поле " Mandatory File" следва да прикачите съответстващия му разходен документ. В резултат на този ред с разход ще бъде маркирано поле " Attachments".
o Друг начин за създаване на отчет за разходите от
командировката е от Human Resources > Travel > Expense Reports. Ако е
свързан със заявка за командировка, следва да я изберете поле "Request No" в Details Tab. В резултат ще се попълни
автоматично информацията по начина, описан горе.
В случай че отчета за разходи не е свързан с конкретна
заявка за командировка, следва да го създадете от Human Resources > Travel
> Expense Reports като попълните съответните разходи в под- форма Report Items
и прикачите разходните документи в Attachments sub- level form.
Забележки:
За да изпратите отчета си за одобрение, променете статуса му
от " Draft" на " Pending Auth".
След одобрение на отчета, можете да заявите изплащане на разлика с избор от бутон "Action" на процедура " Request Cash Advance". Автоматично ще бъде създаден PO с попълнена въведената в заявката обща сума. Следва да смените статуса на документа, за да бъде одобрен.