Процес продажби в авиокомпания

Създаване на клиент

· Отидете в Клиенти> Клиенти> Клиенти и въведете: името на контрагента в поле "Име на клиент", държава, адрес, коригирайте валута за фактуриране, в случай че е различна от автоматично попълнената, ЕИК и ДДС номер, условия за плащане. В раздел "Категории" в поле „ FSS Customer Name“ въведете FFS наименованието на клиента. В поле „ Customer Number“ въведете 411 и ЕИК/ДДС номера на контрагента на мястото на автоматично попълнения номер, започващ с "Т" или от бутон " Actions" изберете " Конвертиране на проспект в клиент", за да получи автоматично номер новия клиент.

· В под-форма „ Контакти на клиенти“ можете за въведете контактно лице и имейл адрес за изпращане на документи

В случай на тристранни договори, във “ Финансови параметри за клиенти” изберете клиента, на когото ще се фактурира в поле „Номер на клиент за таксуване“ и маркирайте поле „Фактуриране на клиент за таксуване?“
За повече информация относно създаване на клиент - Clients (itiniti.bg)

Създаване на договор

· Отидете в Продажби> Ценови оферти> Ценови оферта за клиенти и въведете: номер на клиента, дата на валидност на договора- крайна дата, валута- сменете валутата на клиента с BGN в случай че в договора се съдържат елементи, които ще бъдат фактурирани в различни валути, изберете „Тип продажба“-01 за Чартъри или 02 за ACMI. Ако договорът е за краткосрочен ACMI под един месец, сменете " VAT Code" на "S-ACMI-1". Ако договорът е за дългосрочен ACMI и клиента и от държава в ЕС, сменете " VAT Code" от "S-EU" на "S-ACMI". За чартъри, включващи полети, излитащи/ кацащи от/на български летища, се създава отделен договор, с избор на " Тип продажба"- 01 и " VAT Code"- S-CHBG. За чартърни договори в поле "Ценова листа" можете да изберете съответната ценова листа за пътнически такси от активните в Продажби > Цени и отстъпки > Ценови листи > Ценови листи. В създадени вече договори, в които има чартърни полети излитащи/ кацащи от/на български летища, за тези полети следва да се коригира крайната дата и в под-форма „ Flights linked to Quotation Item“ да се размаркират избраните преди това полети.

В под-форма „ Прикачени файлове“ прикачете файл с калкулацията на цената;
В под-форма „ Оферта с елементи“ въведете съдържанието на договора в съответната валута за всяка позиция, като :

o за ACMI изберете артикули ACMI и Deposit, като всеки ред представлява схемата на плащане с посочени фиксираните в договора минимално гарантирани блок часове, единична цена, период по схемата на плащане / начална и крайна дата в поле " From date" и " To date"/ и избран тип самолет в поле " Code (Vihicle type)". В случай че в договора има схема на плащане с различна цена за конкретни самолети / от един и същи тип/, следва да се избере и регистрационния номер на самолета в поле "Aircraft". За договори с фиксирана различна цена на блок час по тип самолет или конкретен самолет, но без договорени минимално гарантирани блок часове, следва да се въведе в поле "Количество" 1 /един блок час/, договорената цена за блок час, периода на договора или периода, за който е фиксирана тази цена в случаите на договорена различна цена на блок час за различни периоди, типа на самолета, както и да се избере регистрационния номер на самолета, ако цената се различава за отделни самолети от един тип.

o за чартъри изберете артикули съответните маршрути, като посочите деня на полета /поле "Day"//за полети в различни дни се прави ред за полет за конкретен ден от седмицата/, периода и типа на самолета, артикули Pax Tax за съответното летище, като за количество се избира 1 и не се дублира ред за същото летище въпреки наличието на полети в различни дни. Ако е приложимо, добавете ред с артикул за входящи пътнически такси (съответния артикул е създаден в Каталога на артикулите, подобно на останалите артикули за пътнически такси, както и за съотметното летище е добавен в Авиокомпания > Полети > Подръжка на полети > Градове в поле "Pax Tax IN") и съответната му цена. Аналогично и за артикул за пътнически такси за деца- създаден като артикул и добавен в Авиокомпания > Полети > Подръжка на полети > Градове в поле "Pax Tax Kids", добавен в договора със съответната му цена.

*За полети, които имат полетни отсечки в различни дни, не избирате ден от седмицата, а маркирате поле "Ignore Days".

*При един и същи маршрут, изпълняван два пъти в един ден, от различни самолети /типове самолети/ и с различна цена, следва в договора да се въведе на два реда, като се всеки от тях се въвежда цена, ден от седмицата, период, тип на самолет/ и конкретен самолет.

*При един и същи маршрут, изпълняван/повтарящ се в различни дни, този маршрут следва да се въведе на отделни редове в елементите на офертата, като за тези редове с повтарящите в различни дни маршрути се маркира поле " Use From Date?", а полета " От дата" и " До дата" са съответно датата на излитане и датата на кацане. В под- форма „Flight Linked to Quote Item“, полетните номера, добавени в друг ред от офертата се виждат. Визуализира се предупредително съобщение, ако един полет, който е добавен в друг ред на офертата, се включи в текущ ред. За под- форма "Елементи на оферта" е добавена нова под-форма „Flight Plan for Quote Item“. Тя показва отсечки от полетната програма, които отговарят на условията на реда на офертата (ден, тип самолет, период и самолет).

o за договорени допълнителни услуги, добавете редове за артикули кетъринг за съответно летище или други услуги.

Само за чартърни полети- в под-форма „ Flights Linked to Quotation Item” за всеки ред полет в съответния ден от седмицата, в който се извършва, маркирайте поле "Included?"; ако е избрана опция за игнориране на деня от седмицата, също следва да се маркират полетите, както и при един и същи маршрут, изпълняван два пъти в един ден, от различни самолети /типове самолети/.
Сменете статуса на договора на „ Autorized”;
В случай на промяна в полетната информация- напр. номер на полет, тази промяна следва да се отрази в съответния договор преди да се пускат поръчки за следващи периоди.
За повече информация - Sales Price Quotations for Customers (itiniti.bg)

Създаване на проформа фактура за определен период по договор

· В Продажби> Ценови оферти> Ценови оферта за клиенти в конкретния договор изберете процедура „Update Price by Price List“ в случай че сте избрали ценова листа за пътнически такси, след което натиснете бутон „Open Flights Order For Period“ и посочете периода, за който ще фактурирате. Процедура „Update Price by Price List“следва да се изпълнява всеки път преди да се създаде поръчка за продажба чрез „Open Flights Order For Period“. Това действие ще създаде нова версия на офертата и ще обнови единичната цена на артикулите за пътнически такси от релевантната ценова листа. Релевантна ценова листа е избраната в офертата ценова листа или ако няма посочена в поле „Ценова листа" e тази, която е последно ефективна (ако има две ценови листи с еднаква ефективна дата се попълва цена на случаен принцип) или артикула ще остане без промяна в цената ако не присъства в активна ценова листа. Детайли за версии на оферти се визуализират в под-форма „Версии на ценови оферти“. За чартърни договори периода на фактуриране, избиран при процедура „Open Flights Order For Period“ следва да не е по- голям от една седмица. За ACMI договори периода на фактуриране следва да е този, посочен в договора (ред в договора за всеки период на фактуриране). В резултат автоматично ще бъде създадена поръчка за продажба, съдържаща позициите по договора, които следва да предплати клиента за избрания период.

За чартърни договори, в които са включени редове за входящи пътнически такси, процедура „Open Flights Order For Period“ ще се създаде съответните редове за входящи пътнически такси с брой максималния капацитет на самолета и единична цена, която е посочена в офертата. Входящите пътнически такси ще бъдат добавени само за летища, на които се каца.

От под-форма „ Поръчки по офертата“ можете да отворите поръчката за продажба, да прегледате и да добавите редове за допълнителни договорени услуги, ако следва да се добавят за периода на плащане. Депозит, аванс, гаранция или други допълнителни плащания, включени в договора, няма да се попълнят автоматично в поръчката за продажба. Следва да изберете съответния артикул и след въвеждане на количеството му от договора, цената му ще се прехвърли в поръчката.

o за ACMI на реда с полета изберете бюджетен елемент и приходно- разходен център самолета, с който се извършват съответните полети;

o за чартъри за всеки ред с полет за съответен ден, както и за редовете с Pax Tax или други услуги, изберете съответния бюджетен елемент.

Забележки:

* За чартърни договори, в които са включени редове за входящи пътнически такси, процедура „Open Flights Order For Period“ ще се създаде съответните редове за входящи пътнически такси с брой максималния капацитет на самолета и единична цена, която е посочена в офертата. Входящите пътнически такси ще бъдат добавени само за летища, на които се каца.

* За ACMI договори процедура „Open Flights Order For Period“ ще се създаде поръчка за продажба, за чиито редове в под-форма „Flights Linked to Order Item“ няма да има заредени отсечки от полетната програма. Тази информация ще се визуализира във фактурата по тази поръчка в под-форма „Разпределяне между приходно- разходни центрове“ и ще е актуална спрямо полетната програма към момента на подготвяне на фактурата.

Потвърдете поръчката за продажби, сменяйки статуса ѝ на „Confirmed“.
За подготвяне на проформа фактура или няколко проформа фактури в различни валути, изберете бутон „ Prepare Pro- Forma Invioce/s“ и опция какъв да е статуса на елементите, от които да се създаде проформата ( RECON или OTHERS).
Автоматично подготвените проформа фактури можете да отворите от под-форма „ Фактури и постъпления за поръчка” в поръчката за продажба или от Финанси > Вземания > Приходни фактури > Проформа фактури > Проформа фактури. След като ги прегледате, финализирайте с бутон „ Финализиране на фактура/ известие“ и изпратете на клиента от бутон „ Печат на проформа фактура- Език 2“ с избор на формат „W/Extended Part Desc“ за чуждестранни клиенти, или от бутон "Print Pro Forma invoice BG" с избор на формат „W/Extended Part Desc“ за клиенти от България.
За повече информация как се създава поръчка за продажба вижте Sales orders (itiniti.bg)
За повече информация как се създава проформа фактура вижте Pro Forma Invoice(itiniti.bg)
Отчети за полети, не включени в оферти, и полети, не включени в поръчки за продажба- При стартиране на отчет за полети, които не са включени в оферти от Авиокомпания > Полети > Отчети > Charter Flights w/o Quotation следва да се избере от операторите за дата „ less than“ или „ less than or equal to“, за да се визуализират в справката всички полети, които не са включени в оферти до избрана дата. Денят от седмицата, в който се изпълнява полета, е обозначен цифрово, започвайки от неделя (=1). По този показател са групирани и представени полетните номера. Вторият отчет- Авиокомпания > Полети > Отчети > Charter Flights w/o Sales Orders, показва полети на конкретни дати, които не са включени в Sales order, но са включени в оферта.

Създаване на реконсилираща проформа фактура за определен период по договор

· В Продажби> Ценови оферти> Ценови оферта за клиенти в конкретния договор от под-форма „ Поръчки по офертата“ отворете поръчката за продажба за съответния период. От бутон "Действия" изберете "Add Reconciliation Items". За ACMI се добавят редове с изчислена разлика между блок часовете в редовете на поръчката, които са предплатени и реалните блок часове в Авиокомпания > Полети > Полетна програма. За поръчки по чартърни договори, в които са включени редове за входящи пътнически такси, процедура „Add Reconciliation Items“ за входящи пътнически такси ще добави редове само за летища, на които се каца. За чартърни договори, в които са включени пътнически такси за деца, при създаване на реконсилиращи редове процедурата ще намали реконсилиращите редове за пътнически такси с броя на децата за летища, в които е попълнен артикул в поле в „Pax Tax Kids“ и ще добави реконсилиращи редове с артикули за пътнически такси за деца със съответния брой от поле „Kids“ в Авиокомпания > Полети > Полетна програма и единична цена, посочена в офертата ( договора), свързана към поръчката за продажба.

За подготвяне на проформа фактура или няколко проформа фактури в различни валути, изберете бутон „ Prepare Pro- Forma Invioce/s“.
Автоматично подготвените проформа фактури можете да отворите от под-форма „ Фактури и постъпления за поръчка” в поръчката за продажба или от Финанси > Вземания > Приходни фактури > Проформа фактури > Проформа фактури. След като ги прегледате, финализирайте с бутон „ Финализиране на фактура/ известие“ и изпратете на клиента от бутон „ Печат на проформа фактура- Език 2“ с избор на формат „W/Extended Part Desc“ за чуждестранни клиенти, или от бутон "Print Pro Forma invoice BG" с избор на формат „W/Extended Part Desc“ за клиенти от България.

Отчети, свързани с поръчки за продажби, проформи фактури и плащания

Авиокомпания > Полети > Отчети > Charter Flights w/o Quotation- справка за полети, невключени в оферти. При стартирането му следва да се избере от операторите за дата „ less than“ или „ less than or equal to“, за да се визуализират в отчета всички полети, които не са включени в оферти до избрана дата. Денят от седмицата, в който се изпълнява полета, е обозначен цифрово, започвайки от неделя (=1). По този показател са групирани и представени полетните номера.
Авиокомпания > Полети > Отчети > Charter Flights w/o Sales Orders- отчет, показващ полети на конкретни дати, които не са включени в поръчки за продажби, но са включени в оферта.
Продажби > Поръчки > Отчети за поръчки за продажба > Детайлни отчети > Отчети за поръчки за продажба > Flights with Commercial Details - справка за статуса на проформи фактури /платени/неплатени/ за определен период от време по полетни номера, поръчки за продажби, проформи фактури, в т.ч.и реконсилиращи за чартърните полети. Справката има входни параметри „дата от“ и „дата до“ и ще визуализира полети само в посоченият период. За полети ACMI ще се посочват полети към поръчки за продажба и техните редове, които се отнасят за същият период, за който е пусната справката. В случай, че за един клиент има оферти/договори с едни и същи условия, полетите за даденият период ще се визуализират толкова пъти, колкото поръчки има за даденият период.

Създаване на авансова фактура

Създаване на окончателна фактура

В Финанси > Вземания > Приходни фактури > Фактури за износ > Фактури за износ или Финанси > Вземания > Приходни фактури > Фактури за няколо д-ки, услуги и кр. известие > Фактури за няколо д-ки, услуги и кр. известие изберете клиента, въведете номера на фактурата в поле "Номер на ф-ра на търг. пред-вител" и изберете поръчката за продажба в поле " Поръчка". В този случай НЕ се маркира поле " Авансово плащане?". В резултат в под-форма "Елементи на фактура" автоматично ще се заредят редовете с артикули от поръчката за продажба и ред за приспадане на аванса с количество -1. На реда за приспадане на аванса ( при количество с -) от под- форма " Авансови фактури" изберете съответната фактура и сумата, която приспадате или маркирайте поле " Одоборено", за да приспаднете цялата сума. В резултат на реда с приспаднатата фактура се изписват номерата на избраните авансови фактури и се зарежда съответната сума/ суми.

За ACMI за всеки ред от фактурата в под-форма „Разпределяне между приходно- разходни центрове“ се попълват отсечките от полетната програма, отнасящи се за реда на поръчката към момента, в който фактурата е създадена. В случай, че за един клиент има оферти/договори с едни и същи условия, полетите за даденият период ще се добавят във фактурите толкова пъти колкото поръчки има за даденият период.

Забележка*: За проверка на остатъци по аванси на клиенти във валута на трансакцията, можете да ползвате отчет Финанси > Вземания > Отчети за вземания > Авансови фактури- Клиенти.

Изписване на гориво при продажба

В Инвентар > Инвентарни трансакции > Инвентарни трансакции за продажба > Доставки към клиенти изберете клиента и в под- форма "Изпратени елементи" въведете артикула и количеството му, изберете бюджетна позиция и приходно- разходен център от група 1, ако е приложимо. За да финализирате документа, сменете статуса му на "Final".

Priority Help

Търсене в този блог